文部科学省関係の行政手続等における情報通信の技術の利用に関する省令 第十条

法第七条第一項の規定に基づき電子情報処理組織を使用する方法により処分通知等を行おうとする行政機関等は、当該処分通知等について規定した法令の規定において書面等に記載すべきこととされている事項を行政機関等の使用に係る電子計算機から入力し、当該事項に係る情報に電子署名を行い、行政機関等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録しなければならない。

２ 処分通知等を受けるべき者が当該処分通知等をその使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録することが可能になったときから行政機関等の定める期間以内に記録しない場合その他行政機関等が必要と認める場合は、行政機関等は、前項の規定にかかわらず、書面等により当該処分通知等を行うものとする。

３ 返納その他返還が求められることがあり得る処分通知等が電子情報処理組織を使用する方法により行われた場合は、当該処分通知等を受けた者は当該処分通知等に係る電磁的記録を複製し、又は複製されてはならない。

４ 前項の場合において、処分通知等の返納その他返還を行うときは、当該処分通知等に係る電磁的記録を処分通知等を受けた者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルから消去しなければならない。