国家公安委員会行政文書管理規則 第八条

公安委員会においては、法第一条の目的の達成に資するため、公安委員会における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに公安委員会の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、行政文書を作成しなければならない。

２ 別表第一の第二欄に掲げる業務に係る行政文書を作成するに当たっては、当該業務の区分に応じそれぞれ同表の第三欄に定める行政文書の類型を参酌するものとする。

３ 別表第一の第二欄に掲げる業務に係る行政文書を作成するに当たっては、政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）の記録が、作成しなければならない行政文書に含まれることに留意するものとする。

４ 別表第一の第二欄に掲げる業務に係る行政文書を作成するに当たっては、歴史的緊急事態（国家及び社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に生かされるようなもののうち、国民の生命、身体及び財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう。）に対応するために行われた業務（軽微なものを除く。）の記録が、保存期間が満了したときには原則として国立公文書館に移管するものとして作成しなければならない行政文書に含まれることに留意するものとする。

５ 行政文書は、他の法令等の規定において書面等（書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形その他の人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。第十条第三項において同じ。）により作成し、又は取得することが規定されている場合、当該行政文書を電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。以下この項、第十条第三項及び第十四条第二項第二号において同じ。）により管理することによって事務の円滑な遂行に支障が生じるおそれがある場合その他特別の事情がある場合を除き、電磁的方式により作成し、又は取得するものとする。

６ 行政文書の作成に当たっては、正確性を確保するため、原則として公安委員会の委員長又は委員及び文書管理者を含む複数の職員がその内容を確認するものとする。

７ 打合せ等に係る行政文書を作成するに当たっては、当該打合せ等に出席した公安委員会の委員長又は委員が確認するとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）にもその発言内容等の確認を求めるなどして、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言内容等の記録を確定し難い場合は、その旨を明らかにして記載するものとする。

８ 行政文書の作成に際しては、反復利用が可能な様式、資料等の情報を、当該情報を電子計算機に備えられたファイルに記録し、電気通信回線を通じて他の職員が閲覧することができるようにするものとする。

９ 行政文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成二十二年内閣告示第二号）、現代仮名遣い（昭和六十一年内閣告示第一号）、送り仮名の付け方（昭和四十八年内閣告示第二号）、外来語の表記（平成三年内閣告示第二号）等を参照し、分かりやすい用字用語を用い、的確かつ簡潔に記載するものとする。