国家公安委員会行政文書管理規則 第十二条

文書管理者は、行政文書ファイル等について、別表第二の中欄に掲げる業務の区分に応じそれぞれ同表の下欄に定める保存期間満了後の措置を参酌し、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

２ 文書管理者は、第十六条第一項の行政文書ファイル等について前項の措置を定めるに当たっては、行政文書ファイル管理簿への記載により行うとともに、総括文書管理者の確認を受けるものとする。

３ 総括文書管理者は、前項の確認に当たっては、国立公文書館の専門的技術的な助言を求めるものとする。ただし、保存期間が三年以下の行政文書ファイル等については、この限りでない。

４ 総括文書管理者は、前項の助言を踏まえて当該行政文書ファイル等を適切に管理するために必要があると認めるときは、文書管理者に対し、第一項の規定により定めた措置の変更等の対応を求めるものとする。