国家公安委員会行政文書管理規則 第十五条

文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等については、総括文書管理者の指示に従い、第十二条第一項の規定による定めに基づいて、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。

２ 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者を通じて内閣府に協議し、その同意を得なければならない。この場合において、内閣府の同意が得られないときは、文書管理者は、総括文書管理者を通じて内閣府と協議の上、当該行政文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定し、又は国立公文書館に移管しなければならない。

３ 文書管理者は、前二項の規定により移管する行政文書ファイル等について、法第十六条第一項第一号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、利用制限を行うべき情報が含まれている旨及び利用制限を行うべき理由を明らかにして、国立公文書館に意見を提出しなければならない。

４ 文書管理者は、電磁的記録である行政文書ファイル等を国立公文書館に移管する場合には、暗証番号の設定、暗号化等の保護措置の解除その他の当該行政文書ファイル等を一般の利用に供するために必要な措置を講ずるものとする。

５ 総括文書管理者は、内閣府から、法第八条第四項の規定により、行政文書ファイル等について廃棄の措置をとらないように求められた場合には、必要な措置を講ずるものとする。

６ 文書管理者は、移管した文書について法第十六条第一項の規定による利用の請求があった場合において、国立公文書館から利用の制限に関する確認があったときは、利用制限を行うべき箇所及び理由を明らかにするために必要な措置を講ずるものとする。