国家公安委員会行政文書管理規則 第十六条

行政文書ファイル等（保存期間が一年以上のものに限る。以下この条において同じ。）については、行政文書ファイル管理簿により管理するものとする。

２ 行政文書ファイル管理簿は、令第十一条第二項の規定に基づき、文書管理システム（行政文書の取得、作成、保存、移管、廃棄等に係る業務を統一的に処理するシステムをいう。）をもって調製するものとする。

３ 文書管理者は、少なくとも毎年度一回、その管理する行政文書ファイル等の現況について、令第十一条第一項各号に掲げる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない。

４ 行政文書ファイル管理簿の記載については、記載すべき事項が行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成十一年法律第四十二号。以下「情報公開法」という。）第五条各号に規定する不開示情報に該当するおそれがある場合には、当該不開示情報を明示しないよう工夫をするものとする。

５ 文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該行政文書ファイル等に関する行政文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日、廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。